ERP — описание системы

Потоки

Потоком называется систематичное или хаотичное перемещение материальных объектов или данных. В любой компании есть потоки. Выделим следующие типы:

  • информационные (данные);
  • материальные (документы, товары, оборудование);
  • человеческие (персонал компании, клиенты, поставщики).


А если посмотреть на деятельность компании, как на перемещение объектов по этим потокам и взаимодействие объектов между собой, представить в качестве объектов и людей, и данные?

Давайте попробуем.

Мы видим, что поток является маршрутом для какого-либо объекта. Если путь каждого объекта четок и имеет мало узких мест, то процесс, в котором он задействован, работает стабильно, эффективно и бесперебойно.

Компания – это комплекс потоков.

Вы видите потоки вашей компании?
Ваши потоки оптимальны?

Рассмотрим этот производственный поток превращения сырья в продукт.

Заливаем определенную марку топлива в бак, причем столько, сколько мы хотим получить движущей силы (движущая сила превращается в пройденное расстояние в зависимости от внешних погодных условий, загруженности автомобиля и т. д.), но, разумеется, не больше емкости бака.

Аналогии и выводы:

определенная марка соответствует виду услуг, который оказывает компания, т.е. для каждого вида услуг существует свой поток;
бак (как конечная емкость) означает в нашем случае, что компания может выполнять какое-то количество услуг в одну единицу времени. Важно регулировать нагрузку, иначе не исключено, что заказов будет больше, чем можно выполнить, тогда наступает критическая ситуация.
Топливо идет строго по каналу и попадает в фильтр грубой очистки, очищенное топливо идет в бензонасос.

Далее
фильтр тонкой очистки, инжектор, форсунка, цилиндр, химическая реакция и как результат — движущая сила.

Аналогии и выводы:

«строго по каналу» соответствует тому, что компания получила заказ, и он должен сразу попасть к тому, кто будет его выполнять;
«фильтр грубой очистки» — это определение возможности и потребности (процесс может быть любым). Но этот процесс должен состояться. Если этого не произойдет, то компания рискует понести большие потери.

топливо идет в бензонасос, в результате этого процесса получается движущая сила, которая то же самое, что строгое соблюдение технологии выполнения заказа, за каждым этапом идет следующий этап, и их порядок должен соблюдаться.

Представить сложно, что произойдет, если топливо попадет после бензонасоса в цилиндр. На практике этого не случается, но теоретически возможно, и при возникновении такой ситуации производство встает и возникает угроза повреждения оборудования.

Мы видим следующие важные принципы:
  • поэтапность (соблюдение очередности выполнения каждого этапа);
  • определенный поток для каждого объекта;
  • четкая связь между объемом объекта и полученным результатом;
  • защита от несоблюдения принципа поэтапности, т.е. исключение вероятности попадания объекта в иной поток или в неверный этап.

Описание бизнеса

Мы определили понятие потока, его принципы и типы. Сейчас пора переходить к действию и выделять потоки внутри компании.

Часто эту работу отдают на аутсорсинг в другие компании, консалтинговые и IT. Это называется прописыванием бизнес-процессов. Но наша задача — определить, какие потоки являются оптимальными, какие необходимо «донастроить», а какие автоматизировать с помощью ERP-системы. И лучше это сделать внутренними усилиями. Здесь есть также стратегический момент: те сотрудники, которые будут входить в рабочую группу, сами увидят неоптимальности, увидят ценность того, чтобы каждый поток был четким, и попытаются устранить неоптимальности. Ваши сотрудники начнут делать предложения об исключении ненужных этапов или оптимизировании потока (например, вместо трех человек документ будет подписывать один). Кроме того, внешнему консультанту необходимо запрашивать носителя, т.е. вас и ваших сотрудников, куда дальше поступают те или иные данные, а на это уходит порой почти столько же времени, сколько в том случае, если бы вы сами сделали эту работу.

На средних и малых предприятиях (далее СМП) описание не занимает большое количество времени. Эффективная форма выполнения этой задачи – создание рабочей группы из руководящего состава и руководителей служб и разделение обязанностей. Еще одним плюсом в решении задачи таким путем является то, что описанный поток потом можно прочитать или на основе этого научить специалиста. Это очень актуально для СМП, т. к. часто люди являются носителями того, что и как правильно нужно делать, например, оформлять документы и т. д., и когда сотрудник увольняется (или уходит в отпуск, на больничный), то он, держа эту информацию в голове, вольно или невольно уносит ее с собой, и новому сотруднику приходится создавать все заново. Когда у вас есть описание того или иного процесса, вы защищены от этого.

Как вы считаете, какие еще ценности есть в том, чтобы иметь описание своего бизнеса и конкретных потоков?

Бизнес описан. Но улучшений не видно. Описание готово. Отлично. Мы лишь сделали описание, от этого процессы не поменяются. Сейчас самый интересный этап этого пути – определение тех процессов, которые мы хотим автоматизировать, т.е. включить в проект нашей ERP-системы. Наряду с этим мы видим те процессы, которые можно оптимизировать собственными силами уже сейчас.

Таким образом, мы достигаем трех стратегических целей:
  • создаем свое видение проекта автоматизации в компании;
  • создаем описание бизнеса и защищаем себя от человеческого фактора (ошибки, или утраты информации в связи с уходом из компании);
  • определяем неоптимальности в потоках, которые мы можем устранить сейчас и получить быстрый результат.


Результатом первой цели должно быть описание, которое вдохновляет вас, кружит голову и опьяняет.

И если вы уже сделали это описание, вдохновляет ли оно вас?