Почему мы используем аутсорсинг?
Генеральный директор экспедиторской компании об аутсорсинге.
Когда в марте наша компания была реорганизована, мы поменяли структуру, название, концепцию, я сразу решил активно использовать аутсорсинг. Тогда я действовал интуитивно, это факт. Был риск, причем достаточно большой, ведь на аутсорсинг были отданы ключевые сферы жизнедеятельности компании (бухгалтерский учет, юридическое сопровождение, администрирование компьютерной техники). По прошествии почти двух лет я могу с уверенностью сказать, что риск оправдался.
Причем если рассматривать эти три сферы, то только в юридической сфере мы поменяли поставщика. Бухгалтерский учет у нас ведет ООО «Центр бухучета», у меня ни разу не было сомнения в правильности выбора партнера, наши отношения долгое время были в стадии притирания, был период, когда резко возрос объем документооборота и мы всегда выходили из сложных ситуаций как стратегические партнеры, которым важно и ценно это партнерство. Более того, когда мы начали строить свою филиальную сеть в 2006 году, то основным аргументом против того, чтобы филиалы имели самостоятельный баланс и свою бухгалтерию, был — высшая степень доверия партнеру.
Что касается администрирования компьютерной техники, то здесь ситуация точно такая же, ЗАО «Интерком» из разряда тех компаний, которые превышают ожидания своих клиентов, этому я учусь у них.
Итак, почему я пишу об аутсорсинге:
1. у меня есть достаточный опыт (2 года);
2. я как личность, постоянно анализирую и оцениваю эффективность своих действий;
3. мой опыт может быть полезен кому-то из посетителей (я искал опыт других директоров, когда делал свой выбор при работе по форме аутсорсинга);
Итак, обо всем по порядку. Перед тем как принять решение я всегда оцениваю плюсы и минусы. В моем случае были риски и преимущества.
Риски я выделил следующие:
1. Ненадежный партнер. Это меня волновало, но я по натуре своей психолог и при знакомстве я обращаю внимание почти на все мелочи, как выглядит кабинет директора и рабочие места сотрудников, как директор со мной разговаривает, был ли он (она) вовремя, и т.д. Здесь важный принцип – если директор организован, точен, вовлечен в свой бизнес, то он вокруг себя формирует аналогичное сообщество. Это я знаю по себе ))).
2. Ответственность за содеянное. От этого риска можно защититься просмотрев тщательно договор, также многие сейчас страхуют свою ответственность. Так я и сделал.
3. Форма работы новая, поэтому технологии и даже законодательство не отлажено. Здесь ничего не попишешь, исключи п.1 и п. 2, станет легче.
Преимущества:
1. Снижение расходов на организацию рабочего места, нужного софта, бумаги, аренды, зарплаты, повышение квалификации (курсы, журналы, …) и других платежей. Поверьте иметь штатного квалифицированного бухгалтера дороже, чем обслуживаться в компании.
2. Защита от риска потери специалиста по причине болезни, потери трудоспособности, или просто увольнения. Мне были известны случаи, когда один бухгалтер уходил, приходил другой и начиналось все снова, ведь любая работа, — это понимание и четкое знание деталей бизнеса. Сюда же можно отнести случаи, когда специалист оказывался нечестным или просто неспециалистом, и позднее выявлялись ошибки, за которые предприятие расплачивалось, а специалист уже на другом месте работал.
3. Защита от человеческого фактора, чтобы принять специалиста на работу, а потом контролировать качество его услуг, нужно самому быть специалистом в бухучете. Также в аутсорсинговых компаниях есть несколько степеней защиты, т.е. бухгалтер сделал отчет, его проверил руководитель, а потом я еще проверяю.
4. Аутсорсинговая бухгалтерия легко масштабируется, при увеличении объемов ко мне прикрепят еще одного специалиста, или просто распределят нагрузку. Я сейчас не ощущаю никаких проблем с этим. Да, объемы у нас активно растут, документооборот увеличивается, а с бухгалтерией все по-прежнему в порядке.
5. Есть еще один эффект – имиджевый. Аутсорсинг – новая форма работы, и те компании, которые пользуются ею могут быть отнесены к инновационным и современным. Это наши ценности.